物件概要書からデータを抽出する
プロンプトストア機能を利用することで、誰でも簡単に物件概要書を項目ごとにデータ化することができます。
今回は次の物件概要書サンプルをドキュメントフォースを使って項目ごとにデータ化してみます。
実際の取得例がこちらです。
賃貸名 | サンプルマンション 101号室 |
住所 | 東京都新宿区新宿00-OD-ODサンプルマンンヨン101 |
金額 | 99,999 |
管理費（共益費） | 9,999 |
間取り | 1LDK |
敷金 | 1ヶ月 |
礼金 | 1ヶ月 |
面積（㎡） | 999.99 |
明細情報 | - 交通: JR山手線「新宿駅」徒歩00分 - 住所: 東京都新宿区新宿00-OD-ODサンプルマンンヨン101 - 南向き - 構造: 鉄骨鉄筋コンクリート造 - 階建/階: 99階建/10階 - 契約期間: 2年 - 更新料: 1ヶ月 - 保険等: 要 - 築年: 1999年12月 - 現状: 空 - バルコニー - 種目: アパート - 入居日: 即 - 条件等: 定期借家 - 駐車場: なし - ペット: 不可 - 駐輪場: あり - 物件設備: バス・トイレ別、宅配ボックス、リフォーム済、駅徒歩3分 - フリーレント: 1ヶ月 - 初期費用: 52,000円~ |
設備一覧 | - バス・トイレ別 - 浴室乾燥機 - シャワー付洗面化粧台 - 洗面台 - 温水洗浄便座 - トイレ - モニター付オートロック - 乾燥スペース - 室内洗濯機置場 - トランクルーム - オートロック - モニター付インターホン - 防犯カメラ - フローリング - 都市ガス - エアコン - バルコニー - インターネット対応 - インターネット使用料無料 - 光ファイバー - CATVインターネット - ケーブルTV - CS - BS対応 - 宅配ボックス |
取引形態 | 貸主 |
問い合わせ先 | 社名: SAMPLE株式会社 住所: 〒000-0000 東京都○○区○○1-1-1 連絡先: - TEL: 03-0000-0000 - FAX: 03-0000-0000 - E-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXXXXXXXXXXX |
＊サービスに使用している生成AIの特性として、必ずしも上記の結果が出力されない場合があります。
作成方法
- 右上の「プロンプト」をクリックし、プロンプトストアを開きます。
- 「プロンプト検索」にて「物件概要書」と検索し、表示された検索結果をクリックします。
- 「インストール」をクリックし、プロンプトをインストールします。
- 左サイドバーにインストールしたドキュメントが表示されていることを確認します。
- 物件概要書をアップロードします。
アップロードされたファイルはあらかじめ設定されたプロンプトに従って自動的にAI解析されます。
- 左サイドバーの「物件概要書」をクリックし、アップロードされたファイルを選択すると、取得結果が表示されます。
応用編１：２つの物件概要書から１つの物件比較表を作ろう！
ドキュメントフォースでは取得したデータをそのまま活用して、様々な資料を簡単に作成することができます。
今回は取得した物件概要書データから、記載されている情報をそのまま使って、物件比較表を作成してみます。
- アウトプットしたいテンプレート（Excel・Word・PowerPoint）を作成します。
抽出したデータを入れたい箇所に、変数を入力して保存します。
※変数とは…{{ドキュメント名.項目名.1}}
- 画面右上の「書類テンプレ」をクリックします。
- 右上の「テンプレート登録」をクリックし、作成したテンプレートをアップロードします。
- アップロードが成功すると、新しいテンプレートが追加されていることを確認できます。
- ドキュメント「物件概要書」を選択し、該当のファイルをチェックし「プロジェクトを選択」
をクリックし、タブを出します。
「プロジェクトボード」「プロジェクト」を入力します。
- 左サイドバーのプロジェクトボードに「物件比較書」が追加され、ボード内にファイルが
入っていることを確認します。
- 左上の「書類作成」をクリックし、タブが出たら①②③を選択します。
①…１で作成したテンプレートを選択
②…５で作成したプロジェクトを選択
③…テンプレートにアウトプットしたいファイルを選択
- 「出力方法」で「まとめて出力」を選択します。
- ダウンロードをクリックし、ファイルをダウンロードします。
- ダウンロードされたファイルを確認します。
あらかじめ設定した変数が物件概要書のデータに置き換わっていれば成功です。
＊うまく置き換わらない場合は、設定した変数名が誤っている可能性が考えられます。
応用編２：名刺と物件概要書から１つの物件情報資料を作ろう！
次に「名刺」データと「物件概要書」データを組み合わせて、名入りの物件概要書を作成します。
ドキュメントフォースでは、異なるドキュメントから統合して１つの資料を作成することができます。
名刺のデータ化についてはこちらを参照してください。
- アウトプットしたいテンプレート（Excel・Word・PowerPoint）を作成します。
抽出したデータを入れたい箇所に、変数を入力して保存します。
※変数とは…{{ドキュメント名.項目名.}}
- 画面右上の「書類テンプレ」をクリックします。
- 右上の「テンプレート登録」をクリックし、作成したテンプレートをアップロードします。
- アップロードが成功すると、新しいテンプレートが追加されていることを確認できます。
- ドキュメント「物件概要書」を選択し、該当のファイルをチェックし「プロジェクトを選択」
をクリックし、タブを出します。
「プロジェクトボード」「プロジェクト」を入力します。
- ドキュメント「名刺」を選択し、該当のファイルをチェックし「プロジェクトを選択」をクリックし、
タブを出します。
「プロジェクトボード」「プロジェクト」を入力します。
- 左上の「書類作成」をクリックし、タブが出たら①②③を選択します。
①…１で作成したテンプレートを選択
②…５、６で作成したプロジェクトを選択
③…テンプレートにアウトプットしたいファイルを選択
- 「出力方法」で「まとめて出力」を選択します。
- ダウンロードをクリックし、ファイルをダウンロードします。
- ダウンロードされたファイルを確認します。
あらかじめ設定した変数が物件概要書のデータに置き換わっていれば成功です。
- ＊うまく置き換わらない場合は、設定した変数名が誤っている可能性が考えられます。
まとめ
今回はプロンプトストアより物件概要書のプロンプトをインストールし、物件概要書データを取得してみました。
「物件比較表」や「比較情報」の応用編も作成方法を記載しています。
ぜひ、実際に使用してみてはいかがですか？