管理部門の「属人化」から脱却――帳票管理の自動化とDX推進を実現

企業紹介

株式会社FRESH ROOMは、
都心エリアを中心とした賃貸物件の運営・管理や、快適なシェアハウスの提供を強みとする不動産会社です。
入居者の多様なニーズに応え、サービス・IT活用の両面から業務効率化・DX化に積極的に取り組んでいます。

導入前の課題

• 契約書・請求書など帳票管理が“管理部1人に属人化”しており、業務効率やリスク管理が課題
• 帳票ごとに手作業で情報を整理・保管していたため、業務負荷が高かった
• 体制上、担当者不在や引継ぎのたびに現場混乱が発生していた

Document Force導入の決め手

• 契約書・請求書など帳票の一元管理を自動化
  • 紙書類はスキャナーで読み取り、そのままDocument Forceにアップロード
  • 電子化・データ化により、誰でもすぐに管理・検索・共有が可能に
• スキャナー対応で、担当以外の人も作業できる運用体制
  • 端末・場所を選ばず帳票管理が標準化できる
• AI活用で管理部のDXスキルが向上
  • 管理部門がITツール活用に慣れることで、組織としてDX推進力がアップ

導入プロセス

1. 紙の契約書・請求書・帳票をスキャナーで読み取りPDF化
2. Document Forceへアップロードし、AIが自動で情報を抽出・整理
3. 一元管理台帳を作成し、誰でもアクセスできる体制を構築

導入後の効果

• 帳票の一元管理・検索・共有が“自動化＆標準化”
  • 担当不在時もすぐに他の社員が対応でき、業務継続性が向上
• 管理部の業務負荷・属人化リスクが大幅減少
  • 手作業・個別管理から脱却し、業務効率化・ヒューマンエラー防止を実現
• AI活用による管理部門のスキルアップ＆DX部門化
  • 管理部がデジタル運用に習熟し、組織のDX推進力が強化

現場の声（イメージ）

「以前は帳票管理が一人に集中していましたが、
Document Force導入後は誰でも管理・検索できるようになり、
管理部全体の業務効率と対応力が飛躍的に上がりました。」

ポイントまとめ

• 契約書・請求書など帳票の一元管理・自動化を実現
• スキャナー＋AI活用で“誰でも対応できる”体制と業務継続性を確保
• 管理部門のDXスキル向上、組織全体のDX推進力アップに寄与