外部ファイル参照（ベータ版）

外部ファイル参照機能（ベータ版）

＊外部ファイル参照機能はベータ版提供のため、すべてのワークスペースでは利用できず、特定のワークスペースのみで利用できます。

外部ファイル参照機能とは

外部ファイル参照機能とは、ドキュメント解析のおいてドキュメントタイプごとにアップロードされたファイル以外を参照できる機能です。

通常、ドキュメント解析ではアップロードされたファイル以外の情報ソースは参照されませんが、外部ファイル参照機能を活用するとファイルアップロードされたファイル以外を情報ソースとして利用することができます。

例えば、アップロードされたファイルに都道府県名が記載されているとして、その都道府県名を取得して、なおかつ北海道であれば「01」、沖縄県であれば「47」といった特定の都道府県コードに変換して出力したいケースを考えます。アップロードされたファイルには都道府県名しか記載されておらず、都道府県コードは別途「都道府県コード対応表」のような別ファイルで管理されている場合、アップロードされたファイルの情報だけでは都道府県名を都道府県コードに変換することができません。

そこで、この外部ファイル参照機能を活用し、別途「都道府県コード対応表」をアップロードしておくことで、アップロードされたファイルを「都道府県コード対応表」を参照しながらドキュメント解析することが可能となります。また、外部ファイル参照機能を利用してアップロードされた外部ファイル（今回であれば「都道府県コード対応表」）は個々のドキュメントタイプに紐づいて設定することができますので、都度、参照させたい外部ファイルを選択する必要はありません。

外部ファイル参照機能の活用方法

外部ファイル参照機能は、以下のようなさまざまなユースケースに活用することができます。

1. 所定のコード表を参照、名称をコードに変換する。
   • 都道府県名を都道府県コードに変換して出力したい。
   • 勘定科目コードに勘定科目名に変換して出力したい。
2. 所定のマスタを参照し、マスタデータとの照合を行なう。
   • 商品名を取得し、「商品マスタ」と突合し、商品単価を取得したい。
   • 従業員名を取得し、「従業員名簿」と突合し、従業員情報を取得したい。

外部ファイル参照の注意点

外部ファイル参照機能を利用するにあっては以下の注意点を考慮する必要があります。

1. 通常のドキュメント解析と同様に解析精度は100%ではない。

   外部ファイル参照は、通常のドキュメント解析と同様の手続きで処理され、最終的には生成AIによって解析されます。そのため、外部ファイルを参照した解析であってもその解析精度は決して100%にはならず、一定の解析精度のブレが発生します。

   また、通常のドキュメント解析と同様に外部ファイルのデータ量（文字数）が多かったり、外部ファイルの構造が複雑であったりすると、その分解析精度が低下する現象が確認されています。

2. 参照する外部ファイルは解析コストに含まれ、ファイルに含まれる文字数によって計算される。

   外部ファイル参照機能では、あらかじめアップロードされた外部ファイルを、ファイルのドキュメント解析ごとに呼び出しています。そのため、外部ファイルを使用するドキュメント解析の場合、外部ファイルを使用しない場合に比べて、解析コストは上昇します。

3. 外部ファイル参照は解析項目ごとに設定されるが、１つの解析項目は１つの外部ファイルのみ参照できる。

   外部ファイル参照はドキュメントタイプの解析項目ごとに設定することができます。そのため、同じドキュメントタイプであっても解析項目が異なる場合は、違う外部ファイルを参照することもできます。ただし、１つの解析項目が同時に複数の外部ファイルを参照することはできません。

4. ファイル形式は、

外部ファイル参照の使い方

外部ファイルを登録する

外部ファイル参照機能を利用するためには、まずサービスに外部ファイルを登録（アップロード）します。

外部ファイルは画面右上のヘッダーの「外部ファイル」アイコンから登録できます。

「外部ファイル登録」ボタンをクリックし、外部ファイルとして登録したいをアップロードしてください。

なお、登録できるファイルはテキスト形式(.txt)かCSV形式(.csv)のみで、ファイルの文字上限数は5万文字です。

外部ファイル一覧

1. 外部ファイル登録

   新規の外部ファイルを登録できます。

2. 外部ファイルを検索

   登録されている外部ファイルをファイル名で検索できます。

3. ファイル形式で絞り込み

   登録されている外部ファイルをファイル形式で絞り込みできます。

4. 表示件数

   表示件数の変更ができます。

5. 並び替え

   登録されている外部ファイルを並び替えできます。

6. 外部ファイル名
7. ファイル形式
8. ファイル最終更新者

   登録されている外部ファイルを最後にファイル更新したユーザー名が表示されます。

9. ファイル最終更新日時

   登録されている外部ファイルを最後にファイル更新した日時が表示されます。

10. 外部ファイルのプレビュー

    登録されている外部ファイルをプレビューできます。

11. 外部ファイル編集

    登録されている外部ファイル名の編集と、ファイル情報が閲覧できます。

12. ファイル更新

    登録されている外部ファイルを更新できます。

13. ダウンロード

    登録されている外部ファイルをダウンロードできます。

14. 削除

    外部ファイルを削除します。ただし、すでにドキュメントタイプに参照されている外部ファイルは削除できません。ドキュメントタイプの参照をすべての解除すると削除できるようになります。

外部ファイルのプレビュー

外部ファイルをプレビューできます。

外部ファイルのデータや、文字数などが確認できます。

また検索フォームに文字列を入力することで、ファイル内を検索することもできます。

外部ファイルの編集

ファイル名の編集と、ファイル情報が閲覧できます。

外部ファイル名に変更したいファイル名を入力し、「保存する」をクリックすると外部ファイル名が変更されます。

他にも、元ファイル名や文字数、外部ファイルが参照しているドキュメントタイプと解析項目数などが確認できます。

ファイル更新

すでに登録されている外部ファイルを更新できます。

更新したいファイルをアップロードし、「更新」ボタンをクリックすると外部ファイルが更新されます。

すでに登録されている外部ファイル名等は変更されず、ファイルのデータのみが差し替えられます。

＊すでに参照中のドキュメントタイプの解析項目は新たに更新された外部ファイルを参照するようになります。

ドキュメントタイプに外部ファイルを設定する

登録された外部ファイルはドキュメントタイプの解析項目ごとに参照されます。

ドキュメントタイプの解析項目が外部ファイルを参照するためには、解析項目の編集画面を開き、「外部ファイル参照」を設定します。

「外部ファイル参照」に解析項目に参照させたい外部ファイルを選択し、「更新」ボタンをクリックすると、以降の解析より解析項目は外部ファイルを参照するようになります。

なお、登録されている外部ファイルは１つ以上のドキュメントタイプに参照されている場合は外部ファイル一覧から削除ができず、もし外部ファイルを削除したい場合は参照されているドキュメントタイプをすべて解除しなければなりません。

ドキュメント検証で外部ファイルを確認する

ドキュメント詳細画面にて、解析項目が外部ファイルを参照している場合は、解析結果に「外部ファイル」アイコンが出現します。

解析結果の「外部ファイル」アイコンをクリックすると、その解析結果が参照している外部ファイルと、外部ファイルの情報を閲覧できます。

（外部ファイルのプレビューと同様の機能を利用できます）