書類作成用テンプレート

書類作成用テンプレートとは、テンプレート変数が設定された任意のファイルであり、ドキュメントフォースに登録することでテンプレート内の特定の値を、解析されたドキュメントが持つ値と置換してファイルを出力することができます。

書類作成用テンプレートの作成

ドキュメントフォースでは、書類作成用テンプレートとしてWord、Excel、PowerPoint、CSVなど多種多様なファイル形式を登録することができます。書類作成用テンプレートの登録にあたって、まずはお手持ちのパソコン等で任意のテンプレートとなるファイルを作成します。

書類作成用テンプレートには、原則として１つ以上のテンプレート変数を設置します。テンプレート変数とは、ドキュメントフォース内で保存されているドキュメントの解析項目の値を流し込むための型のようなものであり、テンプレートとなるファイルに設置することで、共通の形式やレイアウトを保持しながら、内容の異なる書類を作成することができます。

テンプレート変数は、ドキュメントタイプの編集画面から確認することができます。

テンプレート変数には、解析項目のテンプレート変数とその他項目のテンプレート変数の２つがあります。解析項目のテンプレート変数はドキュメントタイプごとに異なり、ドキュメントが取得している項目の値を出力するために使用するのに対して、その他項目のテンプレート変数はドキュメントタイプで共通で、ドキュメントが保持するメタ情報（＊）を出力するために使用します。

＊メタ情報とは、ドキュメントのアップロード日やファイル名といったドキュメント自体の情報です。現在、使用できるメタ情報は次の通りです。

テンプレート変数は次のように表記されます。

{{ドキュメントタイプ名.解析項目名（またはメタ情報名）}}

テンプレート変数を使用したい場合は、コピーボタンをクリックします。まとめてコピーしたい場合は右上のコピーボタンをクリックし、解析項目ごとにコピーしたい場合は解析項目のコピーボタンをクリックします。コピーしたテンプレート変数をテンプレートとなるファイルの任意の箇所に設置し、ファイルを保存します。

書類作成用テンプレートの登録

作成したテンプレートとなるファイルは、書類作成のテンプレート画面の「テンプレート登録」ボタンから登録します。アップロードされたファイルは、書類作成のテンプレートとして登録されます。

1. テンプレートを検索

   登録されている書類作成用テンプレートからテンプレート名とファイル形式で絞り込み検索ができます。

2. 改ページ
3. テンプレート名
4. ファイルタイプ
5. ダウンロード

   アップロードしたテンプレートファイルをダウンロードできます。

6. 編集

   テンプレート名を変更できます。

7. CSV展開（Excel形式のみ設定可能）

   書類作成時の「CSV展開」のON/OFFを設定できます。

8. 削除

   登録されている書類作成用テンプレートを削除します。

テンプレート変数とCSV展開

テンプレート変数は次の使い方をすることができます。

1. {{ドキュメントタイプ名.解析項目名(またはメタ情報名)}}

   選択されたドキュメントに対して、設置されたテンプレート変数のドキュメントタイプと解析項目が一致した場合にドキュメントの項目が置換されます。ただし、１つのテンプレート変数に対して適用できるドキュメントが複数存在する場合の挙動についてはテンプレートのファイル形式によって異なります。

   【テンプレートのファイル形式がExcelの場合】

   選択されたドキュメントの順にテンプレート変数が置換され、自動的に改行処理がおこなわれます。そして、テンプレート変数への置換処理は選択されたドキュメントの数だけ試行されます。具体的には次のような出力となります。

   (例)同一のドキュメントタイプに属する２つの選択されたドキュメントを１つのExcel形式のテンプレートに出力する

   [書類作成用のテンプレート]

   {{名刺.ファイル名}}	{{名刺.会社名}}	{{名刺.氏名}}

   [出力される書類]

   名刺1.png	サンプル株式会社	田中一郎
   名刺2.png	株式会社さんぷる	山田花子

   【テンプレートのファイル形式がExcel以外の場合】

   １つ目に選択されたドキュメントが優先的に出力されます。２つ目以降に選択されたドキュメントの項目の値は無視されます。

2. {{ドキュメントタイプ名.解析項目名(またはメタ情報名).選択番号}}

   選択されたドキュメントに対して、設置されたテンプレート変数のドキュメントタイプと解析項目と選択番号が一致した場合にドキュメントの項目が置換されます。同一のドキュメントタイプに属する複数のドキュメントを意図した箇所に出力したい場合に使用します。

   (例)同一のドキュメントタイプに属する２つの選択されたドキュメントを１つのテンプレートに出力する（ドキュメントが選択された順番は「名刺1」→「名刺2」）

   [書類作成用のテンプレート]

   {{名刺.ファイル名.2}}	{{名刺.会社名.2}}	{{名刺.氏名.2}}
   {{名刺.ファイル名.1}}	{{名刺.会社名.1}}	{{名刺.氏名.1}}

   [出力される書類]

   名刺2.png	株式会社さんぷる	山田花子
   名刺1.png	サンプル株式会社	田中一郎

   ＊テンプレートのファイル形式に関わらず共通の仕様です。

3. テンプレート変数のCSV展開

   CSV展開を参照してください。

なお、テンプレート変数を使用する際の留意点は以下の通りです。

• 書式については、作成時のファイルの設定が書類作成用テンプレートにも引き継がれます。
• 書類作成用テンプレートには関数やマクロ等もご利用いただけますが、不正な関数やマクロ等が設置されている場合はテンプレート出力時にエラーが発生する可能性があります。
• テンプレート変数に置換できる値がない（適用できるドキュメントがない）場合は、原則としてテンプレート変数自体が出力されます。ただし書類作成時に「空白処理」をONに設定した場合は空白が出力されます。